Come firmare digitalmente un documento
DOTAZIONE HARDWARE E SOFTWARE
Per firmare digitalmente un documento è necessario avere una semplice dotazione hardware e software:
Se il firmatario è dotato di Token USB non deve installare il lettore e il software di firma.
CARATTERISTICHE DEL DOCUMENTO DA FIRMARE DIGITALMENTE
Il documento informatico da firmare digitalmente deve essere redatto in un formato statico (es. PDF/A studiato appositamente per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici).
In pratica non deve contenere al suo interno "macroistruzioni" o "codici eseguibili" che possano modificare i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati.
Ad esempio, i documenti nei formati più diffusi come .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office), non sono idonei per essere firmati digitalmente in quanto sono modificabili anche dopo la sottoscrizione (quindi anche con l'estensione .p7m).
Pertanto, tutti i documenti redatti in formato diverso dallo standard PDF/A devono essere convertiti.
COME CONVERTIRE UN DOCUMENTO NEL FORMATO PDF/A
Chi utilizza OpenOffice (scaricabile gratuitamente dal sito http://it.openoffice.org ), può convertire il documento con la funzione "Esporta PDF " (File – Esporta pdf – Opzioni pdf – Generale – selezionare "PDF/A-1a").
Se invece si utilizza Microsoft Office è necessario dotarsi di un software di conversione come Pdf Creator scaricabile gratuitamente dal sito http://www.pdfforge.org.
Dopo l'installazione del programma, nell'elenco stampanti sarà aggiunta una nuova stampante virtuale"PDF Creator".
Per convertire il documento sarà sufficiente stampare selezionando la stampante PDF Creator (azioni da eseguire: File – Stampa – scegliere PDF Creator – ok).
Comparirà la seguente schermata:
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Automaticamente si ritorna nella schermata precedente: